La protección de datos personales se ha convertido en una prioridad para las empresas de todos los tamaños. Desde su entrada en vigor en 2018, cumplir con el RGPD es una exigencia legal que evita sanciones económicas y fortalece la confianza de tus clientes. Sabemos que el camino genera dudas y tecnicismos, pero la gestión se vuelve más fácil cuando dispones de una hoja de ruta adecuada.
Afortunadamente, existen herramientas como Data Privacy Solution que te permiten generar toda la documentación que necesitas para cumplir con esta normativa. En las próximas líneas, encontrarás una guía práctica que te ayudará a alinear tu organización con la normativa vigente. ¡Toma nota!
Antes de entrar en materia, conviene recordar qué es el RGPD: se trata del reglamento europeo de protección de datos personales que obliga desde 2018 a cualquier entidad que maneje información de ciudadanos de la UE. Su cumplimiento abarca múltiples frentes.
- Lleva un Registro de Actividades de Tratamiento (RAT) que registre todos los datos personales que manejas y sus finalidades.
- Asegura una base legal para cada dato (consentimiento expreso, contrato, obligación legal, interés legítimo, etc.) e informa claramente al usuario.
- Facilita el ejercicio de derechos a los interesados (acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad, oposición) de forma sencilla y gratuita.
- Implanta medidas de seguridad técnicas y organizativas para proteger los datos; notifica las brechas de seguridad en 72 horas si ocurren.
- Firma contratos de encargado del tratamiento con todos los proveedores que gestionen datos personales por tu cuenta.
- Designa un Delegado de Protección de Datos (DPD) si tu actividad lo requiere.
- Revisa periódicamente tu programa de privacidad y realiza evaluaciones de impacto antes de proyectos de alto riesgo.
7 pasos esenciales para cumplir con el RGPD
Adaptar tu organización al Reglamento General de Protección de Datos implica un enfoque sistemático y proactivo. Como veremos a continuación, no se trata de una acción puntual, sino de un proceso continuo que integra la privacidad en todas las operaciones de la empresa. Veamos en detalle el proceso completo para poder cumplir con el RGPD.
1. Analizar y documentar el Registro de Actividades (RAT)
El primer paso consiste en identificar qué datos personales maneja tu organización. El Registro de Actividades de Tratamiento (RAT), obligatorio para la mayoría de las empresas, es el documento interno donde se detallan todos los procesos de gestión de datos personales. Este registro debe recoger, al menos [1]:
- El nombre y los datos de contacto del responsable.
- Los fines del tratamiento.
- Una descripción de las categorías de interesados y de datos personales.
- Las categorías de destinatarios a quienes se comunican los datos.
- Las transferencias internacionales, si existen.
- Los plazos previstos para la supresión de cada categoría de datos.
- Una descripción general de las medidas técnicas y organizativas de seguridad.
2. Gestionar las bases legales y el consentimiento
Todo tratamiento de datos personales necesita una base jurídica que lo legitime. El RGPD establece 6 bases legales posibles [2]:
- Consentimiento explícito del interesado: el usuario acepta expresamente el tratamiento para fines específicos.
- Ejecución de un contrato: imprescindible a fines de cumplir un contrato existente o medidas precontractuales.
- Obligación legal: requerido por una norma legal aplicable al responsable del tratamiento.
- Protección de intereses vitales: el objetivo es proteger la vida del interesado u otra persona.
- Misión de interés público: para cumplir tareas de interés público o ejercicio de poderes públicos.
- Interés legítimo: cuando prevalece el interés legítimo del responsable sobre los derechos del usuario.
El consentimiento debe ser libre, específico, informado e inequívoco [3]. Se acabaron las casillas premarcadas o el consentimiento tácito, ya que el RGPD requiere una manifestación del interesado mediante una clara acción afirmativa. Debes poder demostrar que cada usuario te ha dado su permiso de forma activa para una finalidad concreta.
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3. Garantizar los derechos de los interesados (ARSULIPO)
Los ciudadanos son los dueños de sus datos y el RGPD les otorga un conjunto de derechos para mantener ese control. Estos son los conocidos como derechos ARSULIPO:
- Acceso: conocer si sus datos están siendo tratados y obtener información sobre el tratamiento.
- Rectificación: corregir datos inexactos o incompletos.
- Supresión («derecho al olvido»): solicitar la eliminación de datos cuando ya no sean necesarios.
- Limitación del tratamiento: restringir el uso de los datos en determinadas circunstancias.
- Portabilidad: recibir sus datos en formato estructurado para transferirlos a otro responsable.
- Oposición: negarse al tratamiento de sus datos por motivos particulares.
En ese sentido, tu organización debe disponer de procedimientos sencillos y gratuitos para que cualquier persona pueda ejercer estos derechos. A su vez, es obligatorio responder a las solicitudes en el plazo máximo de un mes [4]. Contar con un sistema que centralice y gestione estas peticiones es vital a fin de evitar incumplimientos.
4. Implementar medidas técnicas y gestionar brechas de seguridad
La seguridad de los datos es un aspecto esencial del cumplimiento. Tu empresa debe aplicar medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información personal que custodia. Esto abarca desde controles de acceso y cifrado de datos sensibles, hasta políticas internas de privacidad y formación del personal que maneja datos [5].
Además, la ley exige contar con un protocolo que permita gestionar incidentes o brechas de seguridad. Si se produce una violación de datos que suponga un riesgo a los derechos de las personas, debes notificarla a la Agencia de Protección de Datos en un plazo máximo de 72 horas desde que tengas conocimiento del incidente [6].
En caso de que el riesgo para los afectados sea alto, también tendrás que comunicarles la brecha lo antes posible. Preparar con antelación un plan de respuesta te ayudará a actuar con rapidez y minimizar los daños en caso de incidente.
5. Gestionar a los proveedores con contratos de encargado del tratamiento (CET)
El cumplimiento del RGPD no termina en tu propia empresa, se extiende a los proveedores o colaboradores que tratan datos personales por encargo tuyo (lo que la ley denomina encargados del tratamiento). Por eso, debes asegurarte de formalizar un contrato de encargado del tratamiento con cada proveedor que tenga acceso a datos de tus clientes o empleados [5]. Allí, se debe detallar:
- Datos que va a tratar el proveedor.
- Con qué finalidad.
- Durante cuánto tiempo.
- Qué medidas de confidencialidad y seguridad aplicará.
- Qué hará con los datos al finalizar el servicio.
6. Designar a un Delegado de Protección de Datos (DPD/DPO)
No todas las organizaciones están obligadas a tener un Delegado de Protección de Datos (DPO, por sus siglas en inglés), pero es importante evaluar si es necesario en tu caso. Debes designar un DPD en los siguientes supuestos [7]:
- Eres una autoridad u organismo público.
- Llevas a cabo una observación habitual y sistemática de personas.
- Realizas tratamiento de datos especiales a gran escala.
En estos supuestos, la ley requiere contar con esta figura que supervise la privacidad. El delegado de protección de datos es un profesional que supervisa el cumplimiento interno, asesora sobre las obligaciones en materia de privacidad y actúa como punto de contacto con la Agencia de Protección de Datos [5].
Incluso cuando no sea obligatorio, contar con un DPO voluntario aporta transparencia y rigor a tu programa de cumplimiento, demostrando a clientes y autoridades un compromiso fuerte con la protección de datos.
7. Evaluar el impacto y revisar el cumplimiento de forma periódica
Por último, adopta una actitud de mejora continua en materia de protección de datos. Siempre que inicies un nuevo proyecto que involucre información personal o cuando un tratamiento presente alto riesgo para la privacidad, realiza una Evaluación de Impacto en la Protección de Datos (EIPD) antes de implementarlo [6].
Este análisis previo te ayudará a detectar a tiempo riesgos potenciales y a tomar medidas preventivas. Asimismo, conviene que revises periódicamente todo tu programa de privacidad. Por ejemplo, comprobar al menos una vez al año que el registro de actividades está actualizado, que las medidas de seguridad siguen siendo efectivas y que no haya nuevos procesos sin analizar.
Cumplir con el RGPD es un compromiso continuo que debe integrarse en la cultura organizativa [5]. Revisar regularmente estos aspectos y actualizar la documentación ante cualquier cambio te permitirá mantener el cumplimiento al día y evitar sorpresas.
Cumplimiento del RGPD automatizado con Data Privacy Solution
Llevar a cabo todos estos pasos de forma manual consume una enorme cantidad de tiempo y recursos, además de aumentar el riesgo de cometer errores humanos que deriven en sanciones. Nuestro software Data Privacy Solution ha sido creado precisamente para eliminar esta carga y facilitar el cumplimiento normativo.
La herramienta automatiza la generación del registro de actividades de tratamiento, los contratos para encargados, los análisis de riesgos y la documentación necesaria para responder a los derechos de los usuarios. De esta forma, centralizas toda la gestión en una única plataforma intuitiva, asegurando que tu documentación esté siempre actualizada y accesible.
Si estás evaluando diferentes opciones, te recomendamos analizar los criterios para escoger el mejor software RGPD, donde la automatización y el respaldo legal son diferenciadores clave.
Ahora que sabes cómo cumplir con el RGPD, toca dar el paso y aplicar todo lo aprendido en tu organización. La implementación de estos siete pasos te permitirá crear un marco sólido de protección de datos que evolucione junto con tu negocio.
Si quieres simplificar este proceso y garantizar el cumplimiento automatizado, solicita una demostración gratuita, personalizada y sin compromiso de Data Privacy Solution. Así comprobarás por ti mismo la tranquilidad de contar con una solución profesional en materia de privacidad.
Referencia:
[1] Agencia Española de Protección de Datos. (s.f.). ¿Qué es el registro de actividades de tratamiento? Preguntas frecuentes. https:// aepd.es/preguntas-frecuentes/2-rgpd/8-registro-de-actividades/FAQ-0220-que-es-el-registro-de-actividades-de-tratamiento
[2] GDPR Info. (s.f.). Artículo 6 – Licitud del tratamiento. https:// gdprinfo.eu/es/es-article-6
[3] Agencia Española de Protección de Datos. (s.f.). Según el RGPD ¿Cómo debe solicitarse el consentimiento de los interesados para tratar sus datos personales? Preguntas frecuentes. https:// aepd.es/preguntas-frecuentes/2-rgpd/4-consentimiento-de-los-interesados/FAQ-0211-segun-el-rgpd-como-debe-solicitarse-el-consentimiento-de-los-interesados-para-tratar-sus-datos-personales
[4] Agencia Española de Protección de Datos. (s.f.). ¿Cuál es el plazo para responder cuando se ejercitan estos derechos? Preguntas frecuentes. https:// aepd.es/preguntas-frecuentes/1-tus-derechos/FAQ-0106-cual-es-el-plazo-para-responder-cuando-se-ejercitan-estos-derechos
[5] Instituto Nacional de Ciberseguridad. (INCIBE). (2018, junio 21). Para cumplir correctamente el RGPD, sigue estas siete recomendaciones. https:// incibe.es/empresas/blog/cumplir-correctamente-el-rgpd-sigue-estas-siete-recomendaciones
[6] Unión Europea. (s.f.). Reglamento general de protección de datos. Your Europe. https:// europa.eu/youreurope/business/dealing-with-customers/data-protection/data-protection-gdpr/index_es.htm
[7] Agencia Española de Protección de Datos. (s.f.). ¿Cuándo se debe nombrar un delegado de protección de datos? Preguntas frecuentes. https:// aepd.es/preguntas-frecuentes/4-dpd/1-delegado-de-proteccion-de-datos/FAQ-0402-cuando-se-debe-nombrar-un-dpd
