Seleccionar la herramienta adecuada para cumplir con la normativa de protección de datos exige mucho más que comparar precios. Los criterios para escoger un software RGPD abarcan dimensiones técnicas, jurídicas y operativas que influyen directamente en la fiabilidad y eficiencia del sistema. Un error en esta decisión puede traducirse en sanciones elevadas, pérdida de control sobre los tratamientos y un deterioro de la imagen corporativa. En esta guía encontrarás los 8 aspectos clave que deberías tener en cuenta antes de elegir. ¡Toma nota!

Criterios principales para elegir un software RGPD

• Cumplimiento normativo integral: adaptación al RGPD, LOPDGDD y normativas internacionales.
• Funcionalidades técnicas avanzadas: gestión automatizada de consentimientos, RAT y evaluaciones DPIA.
• Facilidad de uso: interfaz intuitiva para equipos no técnicos.
• Soporte especializado: asistencia técnica y legal proactiva.
• Integración empresarial: compatibilidad con CRM, ERP y sistemas iCloud existentes.
• Escalabilidad flexible: adaptación al crecimiento y nuevos requisitos normativos.
• Reputación del proveedor: experiencia demostrada en protección de datos.
• Precio y licenciamiento: escalable según el tipo de empresa y transparente, sin costes ocultos.

1. Cumplimiento normativo integral

El objetivo principal de un software RGPD es asegurar que tu organización cumpla con la normativa vigente. Por ello, la plataforma debe ofrecer una cobertura completa de las regulaciones aplicables, no solo a nivel nacional, sino también en el contexto europeo e internacional si tu empresa opera en diferentes mercados.

Adaptación al RGPD y a la LOPDGDD

Una herramienta sólida debe facilitar el cumplimiento tanto del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) como de la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD). Esto implica cubrir aspectos clave como el Registro de Actividades de Tratamiento, la atención a los derechos de los interesados o la realización de evaluaciones de impacto. 

Si necesitas ampliar información sobre la normativa vigente, puedes leer esta guía sobre qué es RGPD.

Compatibilidad con otras normativas internacionales

Si tu empresa opera a nivel global o trata con datos de ciudadanos de fuera de la UE, el software debería contemplar la compatibilidad con otras regulaciones de privacidad relevantes, como la CCPA/CPRA de California o la LGPD de Brasil. Una solución global te ahorra tener que contratar distintas herramientas para cada mercado, unificando la gestión en una única plataforma.

Certificaciones y demostraciones de cumplimiento

Un proveedor fiable demuestra la robustez de su solución a través de certificaciones de seguridad y privacidad, como la ISO/IEC 27001 o la ISO/IEC 27701 [1, 2]. Estas normas internacionales acreditan que el desarrollador sigue las mejores prácticas en la gestión de la seguridad de la información y la privacidad. Solicita siempre pruebas de estas certificaciones, ya que son un indicador claro de la seriedad y el compromiso del proveedor.

2. Funcionalidades técnicas del software RGPD

Además de la teoría legal, la herramienta debe ofrecer un conjunto de funcionalidades que automaticen y simplifiquen las tareas diarias de cumplimiento. Las más importantes son:

Gestión de consentimientos

La plataforma debe permitirte recabar, registrar y gestionar los consentimientos de los usuarios de manera granular y verificable. Esto incluye poder demostrar cuándo, cómo y para qué finalidad se obtuvo el permiso, así como facilitar su retirada de forma sencilla.

Registro de actividades de tratamiento automatizado

El registro de actividades de tratamiento identifica y describe cómo se manejan los datos personales en la organización, junto con sus características principales. La plataforma debe crear este registro dinámicamente, incluyendo cada tratamiento de datos con sus detalles (finalidad, responsables, medidas de seguridad, etc.) y actualizarlo de forma automática. Así no tendrás que generarlo manualmente en hojas de cálculo y dispondrás de una visión global de tus tratamientos para auditores y autoridades.

Evaluación de riesgos integrada (DPIA/EIPD) y gestión de brechas

La herramienta debe incluir módulos para realizar Evaluaciones de Impacto relativas a la Protección de Datos (EIPD) cuando un tratamiento entrañe un alto riesgo [3]. Asimismo, tiene que ofrecer un sistema que permita gestionar y documentar las brechas de seguridad, desde su detección hasta la notificación a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) si fuera necesario [4].

Automatización de derechos ARCO-POL

Gestionar las solicitudes de derechos de los interesados (Acceso, Rectificación, Cancelación, Oposición, Portabilidad y Olvido/Limitación) es una tarea crítica. La aplicación debe automatizar este flujo de trabajo, garantizando que respondes en los plazos legales y mantienes una trazabilidad completa de cada solicitud.

Cifrado, seudonimización y RBAC por defecto

La plataforma debe contar con medidas de seguridad avanzadas. Por ejemplo, cifrado de datos en tránsito y reposo (end-to-end), copias de seguridad automáticas y alojamiento en servidores ubicados dentro de la UE. 

A su vez, es importante que soporte técnicas de seudonimización/anominización de datos y que aplique un control de accesos basado en roles (RBAC) para que cada usuario solo vea la información necesaria. Estas características garantizan que el propio sistema cumpla con los criterios de seguridad exigidos por el RGPD.

3. Facilidad de uso para equipos no técnicos

El responsable de protección de datos no siempre es un experto en informática. Por eso otro criterio para escoger un software RGPD tiene que ver con la interfaz intuitiva y accesible de la misma, que permita a perfiles no técnicos gestionar el cumplimiento sin una curva de aprendizaje pronunciada. Un buen diseño, paneles de control claros y guías paso a paso contribuyen a que la herramienta sea adoptada con éxito por toda la organización.

4. Soporte técnico y legal proactivo

Es vital que el proveedor ofrezca un soporte técnico ágil y eficaz, pero también un asesoramiento legal especializado. Contar con abogados expertos en protección de datos detrás del software es un valor añadido incalculable, ya que pueden resolver consultas complejas sobre la aplicación de la normativa.

5. Integración con otros sistemas de la empresa 

Para evitar duplicidades y ahorrar tiempo, la solución debe poder integrarse con tu ecosistema digital. Esto incluye conectores o APIs con el CRM, ERP, gestor de proyectos, servicios en la nube y cualquier otra herramienta donde se recojan datos personales. Una integración fluida permite automatizar flujos de tratamiento (por ejemplo, replicar en el registro un nuevo contacto dado de alta) y asegura que la información de consentimiento y tratamiento esté sincronizada en todos los sistemas.

6. Escalabilidad flexible

Tu empresa crece y sus necesidades de tratamiento de datos también. La herramienta debe ser escalable, permitiéndote adaptar sus funcionalidades y capacidad a medida que tu volumen de negocio aumenta. Una arquitectura flexible te asegura que la inversión realizada hoy seguirá siendo válida en el futuro.

7. Reputación y experiencia del proveedor

La confianza es un factor decisivo. Investiga la trayectoria del proveedor y busca opiniones de otros clientes.

Trayectoria en protección de datos

Opta por una empresa que tenga una sólida experiencia demostrable en el sector de la protección de datos personales para organizaciones. Un proveedor que, como Data Privacy Solution, nace de la unión de abogados y expertos en ciberseguridad, ofrece una garantía de conocimiento profundo y enfoque integral.

Pruebas gratuitas con datos de tu sector

Un proveedor transparente te ofrecerá una demostración o un periodo de prueba gratuito. Aprovecha esta oportunidad para evaluar si la herramienta se adapta a las particularidades de tu sector y a los flujos de trabajo de tu empresa antes de comprometerte.

8. Coste y modelo de licenciamiento

El precio es un criterio importante a la hora de escoger un software RGPD, pero debe evaluarse en relación con el valor que aporta. Una solución barata que no cumple con los requisitos puede salir muy cara en forma de sanciones.

Precios adaptados a pymes y grandes empresas

Busca un proveedor que ofrezca planes de precios flexibles y adaptados al tamaño y las necesidades de tu organización, ya seas una pyme o una gran corporación.

Modelo flexible

Un modelo de suscripción (SaaS) suele ser la opción más conveniente, pues incluye actualizaciones normativas y de software, mantenimiento y soporte, todo en una cuota predecible y sin grandes desembolsos iniciales.

Data Privacy Solution: cumplimiento RGPD integral en una plataforma

Data Privacy Solution es una plataforma integral que cumple con todos los criterios abordados en esta guía. Desarrollada por un equipo multidisciplinar de abogados especializados en privacidad e ingenieros en seguridad de la información, automatiza la creación y gestión de la documentación exigida por el RGPD y la LOPDGDD.

Principales características de Data Privacy Solution:

• Generación automática de documentación legal actualizada a la normativa vigente.
  
• Alertas y avisos en tiempo real para facilitar el cumplimiento activo.
  
• Acceso en la nube desde cualquier dispositivo y ubicación.
  
• Interfaz multiempresa, ideal para grupos empresariales o consultoras.
  
• Actualizaciones legales automáticas, sin necesidad de intervención manual.
  
• Adaptación a normativas internacionales, como la LOPDP de Ecuador o la Ley 22/11 de Angola.
  

Gracias a este enfoque integral, Data Privacy Solution reduce el riesgo de sanciones (que pueden alcanzar los 20 millones de euros), mejora la seguridad jurídica y refuerza la reputación corporativa al demostrar el uso de tecnología especializada.

En definitiva, elegir la herramienta adecuada implica analizar cuidadosamente los criterios para escoger un software RGPD. Apostar por una solución fiable, robusta y desarrollada por expertos es una garantía que protege a tu organización y demuestra un compromiso real con la gestión responsable de los datos personales.

Referencias:

[1] International Organization for Standardization (ISO). (2022). ISO/IEC 27001:2022. Information security, cybersecurity and privacy protection – Information security – management systems – Requirements. https:// iso.org/es/norma/27001

[2] International Organization for Standardization (ISO). (2025). ISO/IEC 27701. Information security, cybersecurity and privacy protection – Privacy information management systems – Requirements and guidance. https:// iso.org/es/contents/data/standard/08/58/85819.html

[3] Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). (2021). Gestión del riesgo y evaluación de impacto en tratamientos de datos personales. https:// aepd.es/guias/gestion-riesgo-y-evaluacion-impacto-en-tratamientos-datos-personales.pdf

[4] Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). (2021). Guía para la notificación

de brechas de datos personales. https:// aepd.es/guias/guia-brechas-seguridad.pdf