La protección de datos para autónomos afecta a cualquier profesional o empresario que, en el ejercicio de su actividad, gestione información personal de clientes, proveedores o colaboradores. La normativa no distingue por tamaño ni facturación, pues tratar información de personas físicas conlleva obligaciones legales concretas que no admiten excepciones. 

El software Data Privacy Solution nació precisamente para que este cumplimiento deje de ser una carga, automatizando la generación y gestión de toda la documentación exigida por ley.

• Todo autónomo que trate datos personales queda sujeto a la normativa, con independencia de su actividad o volumen de negocio.
• Las leyes aplicables en España son el RGPD, la LOPDGDD y la LSSI.
• En 2026 destacan 3 novedades: el uso de IA con datos de terceros, la nueva guía de la AEPD sobre relaciones laborales y la inminente plena aplicación del Reglamento de Inteligencia Artificial.
• Las 4 obligaciones principales son: el Registro de Actividades de Tratamiento (RAT); el deber de información con base legal acreditada; las medidas de seguridad técnicas; y la gestión de brechas en un máximo de 72 horas.
• Las sanciones por incumplimiento oscilan entre 40.000 euros y 20 millones, o el 4% de la facturación anual global.
• La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ofrece herramientas gratuitas para autónomos; cuando la actividad es más compleja, contar con un software especializado es imprescindible.

¿Un autónomo está obligado a cumplir con la protección de datos?

Por supuesto que sí, la protección de datos es obligatoria para los autónomos. Cualquier trabajador por cuenta propia que en su actividad profesional trate datos personales de clientes, proveedores o colaboradores debe acatar la normativa de protección de datos [1]. Esto aplica a todos los autónomos, con independencia de su sector o volumen de facturación.

En la práctica, guardar el correo electrónico de un cliente, emitir facturas a particulares o mantener una base de contactos para envíos comerciales son ejemplos cotidianos de tratamiento de información de carácter personal. El nivel de exigencia varía según el tipo de información y el volumen de los mismos, pero el marco de cumplimiento mínimo aplica a todos por igual. Ignorarlo no exime de responsabilidad.

Leyes de protección de datos que afectan a los autónomos

El marco normativo vigente en España combina legislación europea de aplicación directa con una ley orgánica nacional y una ley sectorial para el entorno digital. Las tres son de obligado cumplimiento.

Normativa aplicable:

• Reglamento General de Protección de Datos (RGPD): reglamento (UE) 2016/679, vigente desde mayo de 2018 en toda la UE. Establece los principios del tratamiento de datos, los derechos de los interesados y las obligaciones del responsable [1]. Consulta qué es RGPD para obtener una visión más detallada de su alcance.
• Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD): adapta el RGPD al ordenamiento jurídico español e incorpora derechos digitales propios, como la desconexión laboral o el derecho al olvido en el ámbito laboral. También articula el régimen sancionador aplicable en España [2].
• Ley 34/2002, de 11 de julio, de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico (LSSI-CE): la ley 34/2002 regula los servicios de la sociedad de la información y el comercio electrónico. Afecta a cualquier autónomo con presencia web: fija las obligaciones sobre el consentimiento de cookies, el aviso legal y las comunicaciones comerciales por correo electrónico [3].

Novedades en 2026 que deben conocer los autónomos

Cambios relevantes en 2026:

• IA y protección de datos: la AEPD advirtió que introducir información personal de clientes, empleados o proveedores en herramientas de inteligencia artificial sin las garantías adecuadas infringe el RGPD [4]. Muchas de estas herramientas operan en servidores externos y pueden usar esa información para entrenar sus modelos. Si un tercero accede a esos datos, necesitas un contrato de encargo del tratamiento suscrito de antemano. La responsabilidad siempre recae sobre ti.
• Nueva guía de la AEPD sobre relaciones laborales: en enero de 2026, la Agencia publicó una guía práctica para autónomos con trabajadores a cargo. Fija los límites del uso de videovigilancia, geolocalización y sistemas digitales de control horario. Estos mecanismos son legítimos, pero exigen proporcionalidad, finalidad específica e información previa a los empleados [5].
• Plena aplicación del Reglamento de Inteligencia Artificial: el Reglamento (UE) 2024/1689 prevé su despliegue completo a partir del 2 de agosto de 2026. La AEPD asumirá funciones de supervisión en los ámbitos donde el uso de sistemas de IA confluya con el manejo de datos personales [4].

Obligaciones de protección de datos para autónomos: qué debes tener en regla

Estas son las obligaciones que debes tener cubiertas. Repasa una por una y contrasta tu situación actual frente a cada punto.

Registro de Actividades de Tratamiento (RAT)

El RAT documenta los datos personales que tratas, su finalidad, tiempo de conservación y medidas de seguridad aplicadas [1]. No es un documento que se elabora una vez y se archiva, ya que ha de mantenerse actualizado y disponible ante cualquier requerimiento de la AEPD.

Para construirlo correctamente, empieza por identificar todos los flujos de información de tu negocio. Ese proceso de mapeo se conoce como data mapping y actúa como punto de partida de toda auditoría de cumplimiento.

Deber de información y bases legales del tratamiento

Tienes la obligación de informar a cada interesado de quién eres, para qué utilizas sus datos, cuánto tiempo los conservas y cómo puede ejercer sus derechos [1]. Toda esta información debe constar en tus contratos, formularios web, presupuestos y facturas.

Además, cada tratamiento necesita una base legal que lo legitime. En la práctica, los autónomos operan principalmente con tres: la ejecución de un contrato, cuando gestionas información de clientes al momento de prestar un servicio; la obligación legal, cuando conservas facturas por imperativo fiscal; y el consentimiento expreso, imprescindible para envíos comerciales o uso de cookies de rastreo [1]. Operar sin esa base documentada figura entre las infracciones más frecuentes en los expedientes de la AEPD [6].

Medidas de seguridad técnicas y organizativas

El RGPD no fija un catálogo cerrado de medidas, pero sí exige que sean proporcionales al riesgo de cada tratamiento [1]. En la práctica, esto se traduce en:

• Contraseñas robustas y cifrado de la información sensible.
• Copias de seguridad periódicas.
• Contratos de encargo del tratamiento firmados con cualquier proveedor externo que acceda a tus datos: gestoría, plataforma de email marketing, herramienta de facturación en la nube.

Si tienes web, consulta guía sobre cómo saber qué cookies usa mi web para verificar que tu política de privacidad refleja con exactitud los rastreadores instalados.

Gestión de brechas de seguridad

Ante un incidente de seguridad que comprometa datos personales, el RGPD te obliga a notificarlo a la AEPD en un plazo máximo de 72 horas desde su detección [1]. 

Cuando la brecha entrañe un riesgo elevado para los afectados, también deberás comunicárselo a ellos sin demora. Sin un protocolo de respuesta previo, lo que podría resolverse en horas acaba convirtiéndose en una infracción evitable.

Multas y sanciones por incumplir la protección de datos

El régimen sancionador combina los umbrales del RGPD con las categorías de la LOPDGDD [1] [2]. Las cuantías responden al grado de gravedad de la infracción.

Tipos de infracción y cuantías:

• Leves: multa de hasta 40.000 euros. Corresponden a incumplimientos formales sin afectación directa a los derechos de los interesados.
• Graves: multa de entre 40.001 y 300.000 euros. La AEPD las aplica, entre otros supuestos, al manejo de datos sin base legal o sin haber informado correctamente al interesado.
• Muy graves: multa de entre 300.001 euros y 20 millones de euros, o el 4% del volumen de facturación anual global si esa cifra fuese superior. Afectan a vulneraciones de los principios esenciales del RGPD o a la gestión de datos especialmente protegidos sin las garantías exigidas.

Cómo cumplir la ley de protección de datos si eres autónomo

Gestionar el cumplimiento normativo está al alcance de cualquier profesional por cuenta propia. Con el enfoque correcto y las herramientas adecuadas, el proceso es más ágil de lo que parece.

Haz un diagnóstico inicial de tu situación

Antes de generar ningún documento, analiza qué datos personales tratas, de quién son, para qué los utilizas y cuánto tiempo los conservas. 

A su vez, revisa toda tu documentación legal actual (política de privacidad, aviso legal y cláusulas en contratos y facturas). Ese diagnóstico revela los puntos críticos y permite priorizar actuaciones de forma racional.

Usa las herramientas gratuitas de la AEPD

La AEPD pone a disposición de autónomos y pymes dos recursos sin coste [5]: 

1. Facilita RGPD: es un asistente que permite generar el RAT y las cláusulas informativas básicas de forma automatizada.
2. Informa RGPD: se trata de un canal directo a fin de resolver dudas con la propia Agencia. Son un punto de partida sólido cuando la actividad no implica tratamientos complejos ni datos sensibles.

Para un recorrido completo por el proceso de adaptación, consulta cómo cumplir con el RGPD.

Considera un software de protección de datos personales

Cuando el volumen de documentación crece o la gestión se vuelve más exigente, la gestión manual deja de ser viable. Con Data Privacy Solution, la generación del RAT, los contratos de encargo del tratamiento y los textos legales queda resuelta en minutos. Además, te permite mantener toda la documentación centralizada y actualizada ante cualquier cambio normativo. Antes de elegir una herramienta, revisa nuestros criterios para escoger el mejor software RGPD y toma una decisión informada.

Gestionar la protección de datos para autónomos no tiene por qué ocupar horas de tu agenda ni requerir conocimientos jurídicos avanzados. Hoy existen herramientas que automatizan todo el proceso documental. El resultado es un cumplimiento sólido y siempre al día con la normativa vigente. Solicita una demo gratuita y compruébalo por ti mismo.

Referencias:

[1] Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos. Diario Oficial de la Unión Europea, L 119, 1-88. https://eur-lex.europa.eu/legal-content/ES/TXT/?uri=CELEX:32016R0679

[2] Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales. Boletín Oficial del Estado, núm. 294, de 6 de diciembre de 2018. https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2018-16673

[3] Ley 34/2002, de 11 de julio, de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico. Boletín Oficial del Estado, núm. 166, de 12 de julio de 2002. https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2002-13758

[4] Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). (2025, 15 de julio). La AEPD recuerda que ya puede actuar ante sistemas de IA prohibidos que traten datos personales, con independencia de la entrada en vigor del Reglamento de IA. https:// aepd.es/prensa-y-comunicacion/notas-de-prensa/la-aepd-recuerda-que-ya-puede-actuar-ante-sistemas-de-ia

[5] Huerta Fleta, E. (2026, enero 9). Nueva guía actualizada de la AEPD para que los autónomos cumplan con la protección de datos en 2026. Autónomos y emprendedores. https:// autonomosyemprendedor.es/articulo/laboral/nueva-guia-actualizada-aepd-que-autonomos-cumplan-proteccion-datos-2026/20260108172705047667.html

[6] Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). (2025, mayo 16). Tratamiento de datos personales de empresarios autónomos: legitimación e información. https:// aepd.es/informes-y-resoluciones/criterios-juridicos-aepd/tratamiento-datos-personales-empresarios-autonomos

[7] Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). (2023, noviembre 13). Cumplimiento de las obligaciones. Derechos y deberes. https:// aepd.es/derechos-y-deberes/cumplimiento-de-las-obligaciones