El data mapping es la disciplina que permite trazar ese rastro de forma sistemática: saber qué datos se recogen, dónde residen, cómo circulan y quién los toca. 

Aquí es donde nuestro software RGPD te ayuda a construirlo y mantenerlo sin necesidad de hojas de cálculo ni procesos manuales.

• El data mapping es el proceso que permite identificar y describir cómo entran, se usan, almacenan y comparten los datos personales en tu organización. Su resultado es el Registro de Actividades de Tratamiento (RAT), obligatorio bajo el Artículo 30 del RGPD.
• Un mapa de datos aporta visibilidad sobre la información de tu empresa, acredita el cumplimiento ante la AEPD y permite responder con agilidad ante brechas de seguridad o solicitudes de derechos de los interesados.
• El mapeo se lleva a cabo en cuatro pasos: identificar qué datos se recogen y con qué finalidad; trazar su flujo y almacenamiento; determinar quién accede a ellos; documentar la base legal y los plazos de conservación.
• Un software especializado automatiza todo este proceso, elimina el error humano y mantiene la documentación actualizada conforme evoluciona la normativa.

¿En qué consiste el data mapping o mapeo de datos?

El data mapping es el proceso de identificar y documentar todos los datos personales que una organización recoge, procesa, almacena y comparte, tanto de forma interna como con terceros [1]. El objetivo es entender cómo fluye la información a lo largo de toda la cadena de tratamiento y qué relaciones existen entre los distintos sistemas, departamentos y proveedores.

El resultado de este proceso es lo que el RGPD denomina Registro de Actividades de Tratamiento (RAT), un documento de carácter obligatorio para la mayoría de organizaciones según el artículo 30 del reglamento [2]. En él deben constar, entre otros elementos, los tipos de datos tratados, la finalidad del tratamiento, la base legal que lo ampara, los destinatarios de la información y plazos de conservación. 

Además, debe estar en todo momento a disposición de la Agencia Española de Protección de Datos si esta lo requiriese [3].

Vamos a ilustrarlo con un ejemplo concreto: imagina a un cliente comprando un producto en tu tienda online. En ese instante, introduce su nombre, correo electrónico y dirección de envío en el carrito de compra. 

El data mapping documenta el recorrido de esa información: desde el formulario web hasta la base de datos central, su paso por el sistema de facturación y su llegada a la plataforma de la empresa de logística contratada. Si en algún punto de ese recorrido los datos viajan sin las garantías adecuadas, el mapeo lo pone de manifiesto.

Si quieres profundizar en el contexto normativo antes de entrar en detalles operativos, infórmate sobre qué es RGPD.

¿Para qué sirve el data mapping en tu empresa?

• Control y visibilidad de la información: el mapeo ofrece una imagen clara de qué datos trata la empresa, dónde están y quién accede a ellos. También detecta redundancias y tratamientos sin finalidad justificada.
• Cumplimiento de la normativa de privacidad (RGPD y LOPDGDD): el RAT (resultado directo del mapeo) es el documento base para acreditar el cumplimiento ante la AEPD y simplifica la elaboración de documentos derivados como políticas de privacidad o evaluaciones de impacto. 
• Gestión de riesgos y atención a los derechos de los interesados: ante una brecha, el mapa identifica de inmediato los datos comprometidos y las personas a notificar. Cuando un ciudadano ejerce sus derechos de acceso, rectificación o supresión, el mapeo localiza sus datos en todos los sistemas y permite responder en los plazos legales.

Cómo hacer un mapeo de datos paso a paso

El proceso de data mapping no exige recursos extraordinarios, pero sí un enfoque metódico. Estos son los pasos esenciales para llevarlo a cabo con garantías:

1. Identifica qué datos personales se recogen y con qué finalidad

El punto de partida es elaborar un inventario de todos los datos personales que entran en tu organización: desde formularios de contacto y registros de usuarios hasta contratos de empleados o bases de clientes. Para cada categoría, hay que documentar la finalidad concreta del tratamiento.

Puedes consultar cómo saber qué cookies usa tu web para asegurarte de que ningún flujo queda fuera del mapa.

2. Traza el flujo, uso y almacenamiento de los datos

Una vez identificados los datos, el siguiente paso es documentar cómo y por dónde fluyen:

• Canales de entrada: formularios web, correo electrónico, integraciones con terceros.
• Almacenamiento: servidores propios, nube o herramientas SaaS.
• Procesamiento: cómo se tratan los datos internamente y qué departamentos intervienen.
• Transferencias: si en algún punto salen fuera de la organización o del Espacio Económico Europeo.

Este trazado es lo que convierte el mapeo en una herramienta de diagnóstico real, no solo en un registro administrativo.

3. Determina quién tiene acceso a la información

No todos los empleados necesitan acceder a todos los datos. En esta fase hay que mapear roles con acceso, permisos asignados y si existen encargados del tratamiento externos que gestionen datos en nombre de la empresa. 

Detectar accesos innecesarios o sin justificación es uno de los hallazgos más frecuentes (y más valiosos) de cualquier ejercicio de mapeo.

4. Establece la base legal y los plazos de conservación

Cada tratamiento necesita una base legal que lo ampare: consentimiento, interés legítimo, obligación contractual, entre otras. 

El RGPD exige documentar durante cuánto tiempo se conservan los datos antes de su supresión o anonimización. Fusionar estos dos elementos en un mismo paso permite cerrar el RAT con toda la información que el reglamento exige.

Para ampliar el contexto sobre estas reglas, te recomendamos repasar cómo cumplir con el RGPD.

Ventajas de utilizar un software de protección de datos para tu data mapping

El mapeo manual, habitualmente en hojas de cálculo, funciona en organizaciones muy pequeñas, pero escala mal y es propenso a errores. Un software especializado cambia el enfoque por completo. Antes de tomar una decisión, conviene revisar los criterios para escoger el mejor software RGPD y asegurarte de que la herramienta se adapta al tamaño y sector de tu empresa.

Beneficios de aplicar la automatización:

• Automatización del RAT: genera y actualiza el Registro de Actividades de Tratamiento de forma guiada, sin necesidad de conocimientos jurídicos avanzados.
• Documentación centralizada: toda la información relativa al tratamiento de datos queda en un único entorno, accesible y auditable en cualquier momento.
• Respuesta ágil ante incidencias: ante una brecha o una solicitud de derechos, el sistema localiza los datos afectados en segundos.
• Reducción del error humano: los flujos automatizados eliminan inconsistencias entre documentos y evitan que los registros queden desactualizados.
• Adaptación normativa continua: las herramientas especializadas se actualizan conforme evolucionan el RGPD y la LOPDGDD, protegiendo a la organización ante cambios legislativos.

En definitiva, el data mapping es la base sobre la que se construye cualquier estrategia de privacidad sólida. Con un mapa de datos bien elaborado, tu empresa tendrá el control real sobre su información personal y estará preparada para responder ante cualquier requerimiento normativo con seguridad. 

Si quieres comprobar cómo simplificar este proceso, en Data Privacy Solution ofrecemos una demostración gratuita y sin compromiso de nuestro software de protección de datos. Solicítala hoy y da el primer paso hacia el cumplimiento real.

Referencias:

[1] GDPR Register. (s.f.). A comprehensive guide to personal data mapping. https:// gdprregister.eu/gdpr/guide-to-personal-data-mapping/

[2] Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos. Diario Oficial de la Unión Europea, L 119, 1-88. https:// eur-lex.europa.eu/legal-content/ES/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679 

[3] Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). (2023, noviembre 13). Registro de actividades de tratamiento. https:// aepd.es/derechos-y-deberes/cumple-tus-deberes/medidas-de-cumplimiento/actividades-tratamiento